PowerPoint es un conocido programa de presentaciones desarrollado por Microsoft para Windows, macOS, iOS y Android. Se integra dentro del paquete ofimático Microsoft Office. Esta herramienta digital ayuda a ilustrar los temas a desarrollar, y por tanto a conectar a la audiencia con el tema que se quiera desarrollar, sea en un ambiente profesional, escolar o académico.
De acuerdo con la plataforma de empleo Upwork, tal es la importancia de este tipo de recursos, que en 2023 la habilidad «diseño de presentaciones» se convirtió en una de las más buscadas en trabajadores ‘freelance’ para 2023.
La licenciada en Bellas Artes y experta en PowerPoint, Courtney Allen, explica su experiencia de casi una década en que era consciente del futuro que tenía este recurso. Actualmente, ha diseñado más de 1.000 presentaciones e ingresado 2 millones de dólares gracias a su trabajo en Upwork. Tras este éxito derivado de sus conocimientos y experiencia, la experta ofrece tres consejos para crear una presentación cautivadora y convincente.
1. La cantidad de contenido
Su primer consejo es simple, reducir la cantidad de palabras por diapositiva. «El PowerPoint debería ser una guía visual para lo que estás diciendo. Si pones demasiado texto en las diapositivas, primero no es ameno o legible, y segundo hace que la audiencia se distraiga y no atienda al mensaje que transmites oralmente», argumenta Allen.
2. Una comunicación fluida
La experta trabaja con formatos variados de presentaciones, por ejemplo pitch decks. «Los inversores solo le dedican entre 2 y 3 minutos, así que se trata de ser un narrador efectivo», comenta, refiriéndose a la necesidad de una comunicación fluida, sin importar el tiempo con el que se cuente.
Allen traduce este segundo consejo en conocer a la audiencia, así como en no añadir «diseños superfluos o imágenes no relacionadas con la materia, y que no tendrían efecto en el público al que te diriges«.
Por ejemplo, si se prepara un PowerPoint para una audiencia de médicos de en torno a 50 años de edad, entonces se deben escoger elementos de diseño e imágenes que interpelen a dicho grupo. Esto podrían ser actividades relevantes para ellos, o personalidades de su edad, entre otros. «Se trata no tanto de tus preferencias personales de diseño, sino de crear algo pensando en las personas a las que va dirigido«, resume la misma.
3. Un diseño según el contexto
Como tercer consejo, Allen dice que se debe considerar la forma en que se llevará a cabo la presentación, y estructurarla según ese plan. Como ejemplo, la experta en PowerPoint dice que la presentación ante una audiencia debe ser con texto claro y un fondo oscuro, «pues es más sencillo para las personas que estén más alejadas el poder discernir el texto, ya que el contraste será mucho mejor», dice, añadiendo que el tamaño de la fuente debe ser suficiente para todo el público y debe mantenerse en la parte alta de la diapositiva.
Además, Allen añade que si se almacena la presentación en formato PDF y se envía por correo electrónico, entonces «se podrá añadir un poco más de texto», porque entonces sí que es de esperar que la persona lea el mensaje. Además, volviendo al PowerPoint se deben evitar las fuentes que no sean legibles para todos los equipos, y tener en cuenta que una animación no sirve para PDF.
Y finalmente, en el caso de presentaciones en videollamadas la libertad es mayor, por lo que sí se pueden utilizar recursos animados, cuidando eso sí que no sean excesivos, pues ello podría causar interferencias y retrasos en la presentación. Entonces, para asegurarse pide hacer antes una llamada de prueba, de modo que todo funcione a la perfección antes de realizar la videollamada importante.